Premessa

La Società considera fondamentale il rispetto da parte di tutti gli stakeholder dei principi etici che ispirano il proprio operato, individuati nel Codice Etico approvato dal Consiglio di Amministrazione e, allo stesso modo, il rispetto di tutte le disposizioni normative applicabili.

In tale ottica, la Società ha implementato un sistema di gestione delle segnalazioni di fatti illeciti o contrari ai principi etici (c.d. “Whistleblowing”) aggiornato da ultimo alle previsioni del Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24 “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.

Le segnalazioni fondate sono importanti perché possono consentire alla Società di individuare e porre rimedio a comportamenti illeciti o irregolari che danneggiano la Società e/o i Terzi.

Di seguito vengono fornite le informazioni per effettuare una segnalazione.

Chi può segnalare

Chiunque può effettuare una segnalazione, in particolare:

  • i dipendenti della Società e i componenti degli organi di amministrazione e controllo;
  • i Terzi, ovvero le persone che, a diverso titolo, intrattengono/hanno intrattenuto o intendono intrattenere rapporti di lavoro, di collaborazione o d’affari con la Società.

La Società prende in considerazione sia le segnalazioni in cui l’identità del segnalante sia manifesta sia le segnalazioni anonime.

La Società garantisce ai segnalanti le tutele di legge previste.

Clicca qui per consultare l’elenco dei segnalanti di cui al Decreto Legislativo 24/2023

Cosa segnalare
  • Presunte violazioni (compresi i fondati sospetti) di norme di legge, di norme di condotta professionale e/o di principi di etica previsti dal Codice Etico, dal Modello di Organizzazione e Gestione ex D.lgs. 231/2001 o, in generale, dalle procedure aziendali, ivi inclusi gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni,
  • presunti conflitti di interesse (compresi i fondati sospetti), ivi inclusi gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni,

riferibili a dipendenti, a membri degli Organi Sociali o ad altri soggetti terzi (clienti, fornitori, consulenti, collaboratori) che possano determinare, in modo diretto o indiretto, un danno economico-patrimoniale e/o reputazionale alla Società.

Clicca qui per consultare l’elenco di violazioni previsto dal D. Lgs. 24/2023

È importante che la segnalazione sia il più possibile circostanziata e fondata su elementi di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo, al fine di consentire la verifica dei fatti da parte degli Organi competenti a ricevere e gestire le segnalazioni. In particolare è importante che siano chiare:

  • la descrizione del fatto oggetto di segnalazione;
  • il tempo ed il luogo in cui si è verificato il fatto;
  • le generalità o altri elementi che consentano di identificare l’eventuale soggetto a cui attribuire i fatti segnalati.

È inoltre utile allegare eventuali documenti che possano fornire elementi per approfondire i fatti oggetto di segnalazione.

Non rientrano tra le segnalazioni “whistleblowing”

  • le rivendicazioni, le contestazioni, le richieste di carattere personale relative esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro (ad esempio, le segnalazioni riguardanti vertenze di lavoro, mansioni attribuite);
  • le comunicazioni di carattere commerciale o operativo (ad es.: reclami, informazioni commerciali, etc.): sono disponibili gli altri canali dedicati ed indicati sul sito internet della Società.

Segnalazioni sanzionabili

La Società si riserva ogni azione a tutela dei propri interessi, diretti e indiretti, in caso di segnalazioni effettuate in malafede e/o diffamatorie che possano danneggiare o recare pregiudizio ai propri dipendenti, ai membri dei suoi organi sociali o a partner commerciali o industriali della Società.

Il sistema disciplinare della Società prevede sanzioni per chi effettui con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelino infondate. In tal caso, oltre alle sanzioni previste dal sistema disciplinare della Società, ricorre anche la cosiddetta “clausola di esclusione” dalle tutele previste dalla legge, in caso di accertamento nel primo grado di giudizio delle responsabilità per dolo o colpa grave ovvero per calunnia o diffamazione per condotte poste in essere dal segnalante in malafede.

A chi segnalare

La segnalazione deve essere inviata agli “Organi competenti” a ricevere e gestire le segnalazioni, che sono, a seconda dell’oggetto della segnalazione:

  • il Comitato Etico, per le segnalazioni che riguardano presunti episodi di corruzione o violazioni del Codice Etico;
  • l’Organismo di Vigilanza, per le segnalazioni che riguardano la violazione o il sospetto di violazione del Modello di Organizzazione e Gestione ex D.lgs. 231/2001;
  • la Direzione Auditing di SEA per le segnalazioni che non sono riconducibili agli ambiti di competenza degli altri Organi;
  • Il Presidente del Comitato Controllo, Rischi e Sostenibilità, per eventuali segnalazioni riguardanti i componenti della Direzione Auditing, attivando l'intero Comitato.

Gli organi competenti, per l’effettuazione delle attività operative di gestione delle segnalazioni, si avvalgono del supporto della Direzione Auditing.

Eventuali segnalazioni che non risultino di competenza dell’Organo destinatario sono inviate all’Organo competente nel rispetto della riservatezza delle informazioni, dei dati personali del segnalante e del/i segnalato/i, e in conformità alla normativa sulla Privacy.

Nel caso in cui un membro degli Organi competenti sia coinvolto in una segnalazione, questi non potrà partecipare alle relative attività di gestione.

Canali interni e modalità di segnalazione

Piattaforma whistleblowing

La Società è dotata di una piattaforma informatica, accessibile mediante pagina web, che permette di inviare segnalazioni.

La piattaforma adotta protocolli sicuri per il trasporto dei dati in rete e utilizza strumenti di crittografia per tutelare il contenuto della segnalazione e dell’eventuale documentazione allegata ed è accessibile ai soli soggetti autorizzati alla verifica delle segnalazioni.

La piattaforma è collocata in un sito esterno alla Società e l’accesso del segnalante non viene tracciato. La piattaforma è accessibile dai più comuni browser nelle versioni aggiornate, sia tramite pc che device mobile (smartphone, tablet).

Come effettuare una segnalazione in piattaforma

Il segnalante può effettuare una segnalazione indicando a quale, tra gli organi competenti, intenda inviarla, con le seguenti modalità alternative:

  • modalità riservata

Tale modalità è attivabile registrandosi attraverso apposito modulo in piattaforma – compilando tutti i campi previsti obbligatoriamente, tra cui il nome e cognome e l’Indirizzo email del segnalante al quale la piattaforma invierà le credenziali (username e password) che consentiranno di accedere alla piattaforma per effettuare la segnalazione.

Le credenziali, di uso esclusivo del segnalante, consentono di consultare le segnalazioni inviate e/o per interloquire in piattaforma con gli Organi competenti al fine di ulteriori approfondimenti che si ritenessero necessari e ricevere riscontro sugli esiti delle verifiche.

Importante: il nome e cognome del segnalante inseriti in fase di registrazione sono automaticamente criptati dal sistema e pertanto non saranno materialmente visibili né durante eventuali interlocuzioni con gli Organi competenti, né alla verifica delle segnalazioni.

Gli Organi competenti possono richiedere lo sblocco del nominativo del segnalante esclusivamente (decriptazione) nei seguenti casi:

  • nell’ambito del procedimento disciplinare nei casi in cui la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato. In tali casi la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza di consenso del segnalante alla rivelazione della sua identità;
  • nei casi di segnalazioni che si rivelino infondate, effettuate con dolo o colpa grave;
  • nei casi in cui sia accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del segnalante per i reati di calunnia o diffamazione.

La chiave di decriptazione è detenuta dal provider della piattaforma - il quale non ha accesso alle segnalazioni - e può essere richiesta al provider esclusivamente per tramite di:

  • Direttore Auditing di SEA: per segnalazioni in cui l’Organo competente sia l’Organismo di Vigilanza o il Comitato Etico, in tal caso la decisione della richiesta di decriptazione è presa collegialmente dall’Organo competente; se l’Organo competente è Direzione Auditing, la richiesta di decriptazione è approvata congiuntamente con il Direttore Legal and Corporate Affairs;                                      
  • Presidente del Comitato Controllo, Rischi e Sostenibilità, per segnalazioni inviate nel relativo canale: la decisione della richiesta la chiave di decriptazione è presa collegialmente dal Comitato.

La richiesta di decriptazione al provider può essere effettuata solo a partire dalla fase di istruttoria, ovvero nel momento in cui la conoscenza dell’identità del segnalante sia effettivamente dirimente nei tre casi sopra descritti.

Ricevuta la richiesta, il provider avvia la decriptazione in piattaforma del nominativo del segnalante che si conclude solo dopo l’inserimento in piattaforma, da parte dell’Organo competente, della motivazione della decriptazione.

Dopo aver effettuato la registrazione, il segnalante potrà effettuare la segnalazione con le seguenti modalità alternative:

  a- in forma scritta compilando il form proposto dal sistema ed allegando eventuale documentazione a supporto (file, foto, etc.)

  b- in forma orale attraverso la registrazione di un messaggio nella casella vocale prevista in piattaforma, predisposta per rendere irriconoscibile la voce del                segnalante al fine di non consentirne l’identificazione; la segnalazione registrata verrà conservata all’interno della piattaforma e, qualora venga trascritta                dall’Organo competente, verrà inviata tramite piattaforma al segnalante per verifica ed eventuale variazione ed approvazione, secondo quanto previsto dalla          normativa. Anche attraverso il canale vocale è possibile allegare eventuale documentazione a supporto (file, foto, etc.)

  • modalità anonima

Tale modalità non prevede la registrazione iniziale e l’inserimento delle proprie generalità come nel caso della modalità riservata. Il segnalante accede direttamente alla piattaforma ed effettua la segnalazione nella modalità prescelta – scritta o orale - seguendo le medesime indicazioni descritte precedentemente ai punti a) e b) della “modalità riservata”. La piattaforma informatica, una volta conclusa la segnalazione, assegnerà al segnalante un codice univoco - da conservare a sua cura- che gli consentirà di accedere nuovamente alla propria segnalazione.

  • altri canali di segnalazione

- posta ordinaria - specificando SEA Prime e l’Organo competente - c/o SEA – Società per Azioni Esercizi Aeroportuali Aeroporto Milano Linate - 20054                  Segrate Milano c/o Direzione Auditing - riservata personale.

Nel caso di segnalazione inviata attraverso canali diversi da quelli sopra indicati, si raccomanda di indicare che la segnalazione ha carattere riservato.

Oltre ai canali “piattaforma whistleblowing” e “posta ordinaria” il segnalante può fissare un incontro diretto con gli organi competenti per il tramite della Direzione Auditing di SEA. Solo nel caso il segnalante voglia richiedere un incontro con il Presidente del Comitato Controllo, Rischi e Sostenibilità, può utilizzare la piattaforma informatica per concordare direttamente i dettagli dell’incontro.

La segnalazione comunicata verbalmente nel corso di un incontro diretto, è trascritta e inserita in piattaforma, unitamente ad eventuale documentazione fornita dal segnalante, a cura dell’Organo competente, previo consenso del segnalante, per il quale valgono le tutele previste per le altre modalità di segnalazione.

 

Gestione delle segnalazioni

Gestione operativa

Il processo operativo di gestione della segnalazione si articola nelle seguenti fasi:

  • Ricezione e verifica preliminare;
  • Istruttoria;
  • Definizione di un “action plan”;
  • Reporting;
  • Monitoraggio;
  • Archiviazione.

Clicca qui per approfondire il processo operativo di gestione delle segnalazioni.

Obbligo di riservatezza

I dati afferenti alla generalità del segnalante (ove disponibili), di eventuali soggetti segnalati e i contenuti della segnalazione, sono sempre trattati con il massimo riserbo ed esclusivamente dagli Organi competenti e, qualora ne venga richiesto il supporto, dalla Direzione Auditing di SEA e/o da altre funzioni aziendali specificamente delegate ad hoc dagli Organi competenti, secondo il principio di necessità, proporzionalità e riservatezza e nel rispetto della normativa Privacy (tali informazioni non possono essere diffuse, né all’esterno né all’interno della Società, e devono essere comunicate con il livello minimo necessario per conseguire le finalità del processo).

Ciò detto, è sempre possibile per il segnalante effettuare una segnalazione in totale anonimato, anche tramite piattaforma informatica.

La Società garantisce che l’identità del segnalante non sia rivelata senza il suo consenso, ad eccezione dei casi in cui:

  • la segnalazione risulti fatta allo scopo di danneggiare o arrecare pregiudizio al segnalato e si configuri una responsabilità a titolo di calunnia o diffamazione ai sensi di legge;
  • il riserbo sull’identità non sia opponibile per legge (ad es. in caso di indagini penali);
  • le segnalazioni contengano fatti e/o circostanze che, seppur estranei alla sfera aziendale, rendano opportuna e/o dovuta la segnalazione all’autorità giudiziaria.

Salvaguardia da atti ritorsivi

La Società, in linea con le previsioni del Decreto n. 24/2023, vieta ogni forma di ritorsione nei confronti di chiunque abbia effettuato una segnalazione e di terzi connessi al segnalante.

Clicca qui per approfondire la salvaguardia degli atti ritorsivi.

Trattamento dei dati personali

Nell’ambito del processo di gestione delle segnalazioni i dati personali sono trattati nel rispetto della normativa vigente in materia (Regolamento EU 679/2016 e D. Lgs. 196/2003, così come modificato dal D.Lgs. 101/2018).

Canali di segnalazione esterni alla Società

Il D. Lgs. n. 24/2023 prevede, accanto alla segnalazione interna attraverso i canali predisposti dalla Società, la possibilità di effettuare segnalazioni attraverso canali esterni, al ricorrere di determinate condizioni, usufruendo delle tutele previste dal Decreto.

Clicca qui per approfondire i canali esterni di segnalazione.

Se vuoi effettuare una segnalazione in piattaforma

  • IN MODALITÀ RISERVATA (con registrazione), CLICCA QUI
  • IN MODALITÀ ANONIMA (senza registrazione), CLICCA QUI